Nota Fiscal Eletrônica - SPED Fiscal e Contábil

Abaixo segue o resumo sobre a nota fiscal eletrônica. Maiores dúvidas consulte a Receita Estadual da sua região, a Legislação vigente e o Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica.

Conceitua-se a Nota Fiscal Eletrônica como sendo um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo Fisco, do documento eletrônico, antes da ocorrência do fato gerador.


Saiba as informações mais importantes sobre a Nota Fiscal Eletrônica, ideais para as empresas que já cadastradas e as que ainda irão se credenciar no programa NF-e:


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Apresentação NF-e

Atualmente a legislação nacional permite que a NF-e substitua apenas a chamada nota fiscal modelo 1 / 1A, que é utilizada, em regra, para documentar transações comerciais com mercadorias entre pessoas jurídicas. Não se destina a substituir os outros modelos de documentos fiscais existentes na legislação como, por exemplo, a Nota Fiscal a Consumidor (modelo 2) ou o Cupom Fiscal. Os documentos que não foram substituídos pela NF-e devem continuar a ser emitidos de acordo com a legislação em vigor.

Para a NF-e não existe mais a figura da AIDF, uma vez que não há mais a impressão gráfica de documento fiscal. O procedimento de autorização de uso do documento fiscal passa a ser automático e executado para cada Nota Fiscal emitida. Se a empresa é obrigada a emitir, também, outros modelos de documento fiscal (ex.: nota fiscal de venda a consumidor), deverá solicitar a AIDF para esses documentos.

O Projeto NF-e instituirá mudanças significativas no processo de emissão e gestão das informações fiscais, trazendo grandes benefícios para os contribuintes e as administrações tributárias, conforme descrito a seguir:

Benefícios para o Contribuinte Vendedor (Emissor da NF-e)

- Redução de custos de impressão;

- Redução de custos de aquisição de papel;

- Redução de custos de envio do documento fiscal;

- Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais;

- Simplificação de obrigações acessórias, como dispensa de AIDF;

- Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira;

- Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes (B2B);


Benefícios para o Contribuinte Comprador (Receptor da NF-e)

- Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias;

- Planejamento de logística de entrega pela recepção antecipada da informação da NF-e;

- Redução de erros de escrituração devido a erros de digitação de notas fiscais;

- Incentivo ao uso de relacionamentos eletrônicos com fornecedores (B2B);

Benefícios para a Sociedade

- Redução do consumo de papel, com impacto positivo no meio ambiente;

- Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias;

- Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas;

- Surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados à Nota Fiscal Eletrônica.


Benefícios para as Administrações Tributárias

- Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal;

- Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;

- Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito;

- Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação;

- Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Secretaria da RFB (Sistema Público de Escrituração Digital – SPED).


Multas

A partir do dia 1° de janeiro do próximo ano todas as empresas devem ficar mais atentas à conduta fiscal de seus clientes e fornecedores. O motivo é que nessa data mais de um milhão de companhias brasileiras estarão na obrigatoriedade da emissão de nota fiscal eletrônica e será ainda maior o acompanhamento da Receita Federal. Para aquelas que já adotaram o modelo, porém, surge outra preocupação. A fiscalização sobre os documentos fiscais pode ser feita em até cinco anos, o mesmo prazo exigido por lei para a guarda segura dos arquivos, ou seja, a empresa que em 2006 iniciou a emissão de nota fiscal eletrônica poderá ser autuada até 2011, caso tenha enviado informações erradas ao Fisco. O resultado pode ser um grande número de multas com valores acumulativos, pelo tempo em que ocorreu a irregularidade.

Os valores das multas ficam entre 10% e 100% sobre cada nota fiscal autuada e outros variáveis para erros no SPED Fiscal e Contábil. "Para aquelas companhias que querem ficar longe de riscos como esse, o ideal é entender as reais penalidades que estão sujeitas". É o que conta Marco Zanini, presidente da NFe do Brasil. "As punições vão não só para quem emite, mas também para quem recebe a mercadoria. Se você é emissor precisa estar bem informado para ser receptor também", comenta.


Programa

O programa é distribuído gratuitamente e foi desenvolvido pela equipe do Projeto da NF-e da SEFAZ/SP e pode ser utilizado pelas pequenas e médias empresas de todo o país, já que o programa esta integrado aos sistemas de autorização de NF-e das Secretarias de Fazenda de todos os estados.

O programa emissor está disponível para download e instalação do Software Emissor NF-e

Observação:

Necessita a instalação do Java

Maiores informação sobre instalação consulte o Manual do Emissor de NF-e


SPED Contábil e Fiscal

Recursos informatizados são cada vez mais utilizados para efetuar tanto a escrituração fiscal como a contábil, as informações em papel simplesmente reproduzem as informações oriundas do meio eletrônico. A facilidade de acesso à escrituração, ainda que não disponível em tempo real, amplia as possibilidades de seleção de contribuintes e, quando da realização de auditorias, gera expressiva redução no tempo de sua execução. O Decreto nº 6.022/07 institui o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), prevendo que os livros e documentos contábeis e fiscais serão emitidos em forma eletrônica.

O que é SPED Contábil?

De maneira bastante simplificada, podemos definir o Sped Contábil como a substituição dos livros da escrituração mercantil pelos seus equivalentes digitais.


O que é SPED Fiscal?

A Escrituração Fiscal Digital - EFD é um arquivo digital, que se constitui de um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos fiscos das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil, bem como de registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte.Este arquivo deverá ser assinado digitalmente e transmitido, via Internet, ao ambiente Sped.

Risco na guarda da Nota Fiscal Eletrônica

Nota fiscal Eletrônica - é um arquivo digital que é validado e recebe durante a sua emissão e validação (Carimbos) em formato digital que são chamados de certificados ou assinatura digital.

Ao emitir ou receber uma Nota Fiscal Eletrônica esquecemos o risco que este procedimento traz para os controles fiscais futuros. Toda Nota Fiscal Eletrônica quando é emitida recebe um adendo ao seu arquivo XML com dados do certificado digital do emissor e posteriormente recebe mais um adendo a este arquivo com os dados do certificado digital da Receita Federal do Brasil validando a informação e validando a operação comercial.

Devendo ao emitente e destinatário criar um procedimento correto para guardar essas informações que poderão ser solicitadas pelo fisco, pelo prazo estabelecido na legislação, devendo ser apresentadas a administração tributária quando solicitado. Não serve guardar somente a DANFE, que como o próprio nome diz, “Documento de Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica”, que serve para dar apoio ao transporte da mercadoria e deve ser usado pelo transportador do momento que sai do fornecedor da mercadoria e perde sua finalidade quando a mercadoria dá entrada no depósito do comprador.

O arquivo enviado deve ser guardado digitalmente e totalmente íntegro, com os dados da operação, mais os dois (carimbos) registros dos dois certificados digitais exigidos na operação, do emissor que valida dos dados do arquivo XML e do Fisco que autoriza e valida à operação.

ATENDIMENTO À FISCALIZAÇÃO E DEFESA DO CONTRIBUINTE

Paulo Henrique Teixeira

A defesa (impugnação) administrativa de Auto de infração ou notificação fiscal é uma importante ferramenta que o Contribuinte possui a seu favor, desde que bem estudada e feita estrategicamente, no sentido de beneficiar a empresa. A impugnação ao auto de infração pode ser realizada pelo Contador , Administrador, Advogado ou outro profissional com conhecimento do assunto, não é obrigatório que a defesa na esfera administrativa seja efetuada por profissional do Direito.

A maioria dos empresários e dos Contadores tem horror a uma fiscalização, mesmo que levem em ordem os procedimentos administrativos e contábeis da empresa, conforme determina a legislação tributária. Não há motivo de temor, pois se o Contador estiver ciente de suas obrigações e deveres ao receber o fiscal e efetuar adequadamente a defesa do processo administrativo/fiscal. Para isso o Profissional de Contabilidade deverá realizar cursos com o intuito de se aprimorar e compreender o Processo Administrativo Fiscal Federal, Estadual e Municipal.

1. PROCEDIMENTOS DO CONTRIBUINTE EM CASO DE FISCALIZAÇÃO

Livros, relatórios, controles auxiliares

O artigo 195, do CTN, autoriza os fiscais a examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos e papéis do contribuinte, com o objetivo de verificar a ocorrência do fato gerador, determinar a matéria tributável e conferir ou calcular o montante do tributo devido, bem como o contribuinte deve manter a guarda e Livros Obrigatórios e dos documentos que lastreiam os respectivos lançamentos.

Isto significa que o contribuinte está obrigado a exibir à autoridade fiscal SOMENTE os LIVROS OBRIGATÓRIOS, constantes nas leis e regulamentos e respectivos documentos.

Assim sendo, o fiscal não deve, não pode e não tem o direito de exigir fichas, planilhas de controles internos e outros registros não exigidos por lei. Algumas vezes o fiscal até solicita esses documentos, o Contador deve estar atento e polidamente informar que vai verificar a situação. Nada impede que o Contador apresente livros ou planilhas não obrigatórios, desde que façam prova a favor da empresa (e não contra).

O exposto é no sentido de que o Contador não tem obrigação por lei e NÃO DEVE apresentar outros livros, relatórios e controles que possam comprometer a empresa uma fiscalização (porque a fiscalização não tem o direito de exigi-los), pois se esses relatórios comprometem a empresa serão anexados como prova no processo contra a empresa, dificultando qualquer linha de defesa, pois os tributos levantados pelo fiscal devem ser comprovados que são devidos e deixaram de ser recolhidos, ou seja, o fiscal é que deve investigar e levantar as provas para autuar a empresa .

Porém, por outro lado, a não apresentação dos livros obrigatórios acarretará no ARBITRAMENTO do lucro da empresa (art 259, 529 e 530 RIR/99). O Contador deve estar atento à legislação para ter ciência de quais livros são obrigatórios ou não.

Documentação

Os artigos 196 e 197 do CTN, determinam que as diligências da fiscalização sejam feitas e documentadas por escrito, na forma de exibição de livros, documentos, mercadorias, bens, de forma que o contribuinte entregue um documento mediante requisição por escrito.

A empresa tem a obrigação de apresentar ao fisco apenas os documentos solicitados por escrito. Se a documentação solicitada permanecer na empresa não tem a necessidade de protocolar documentos, neste caso, elaborar protocolo em termos gerais que está fornecendo a documentação solicitada.

A empresa não tem obrigação de entregar ao fisco qualquer documento que possa comprometê-la, mesmo quando solicitado. O objetivo da fiscalização é achar erros, falhas na documentação da empresa, anexá-las ao processo fiscal como provas para obter êxito em julgamentos tanto na esfera administrativa como judicial, pois o fiscal deve comprovar ou demonstrar evidências concretas para autuar a empresa, senão não passa de presunção, um indício de sonegação tornando a defesa com chances de êxito. Assim, cada empresa deve eleger um único profissional para se comunicar com o Fisco.

Todo e qualquer prazo solicitado à fiscalização para a entrega dos documentos deve ser feito por escrito. O fiscal não pode se recusar em conceder tal prazo, pois não pode exigir a entrega de documentos ou outras obrigações com prazo insuficiente para o seu cumprimento. (artigo 5º e 170 da Constituição Federal de 1988), senão a empresa pode alegar cerceamento de defesa.

Condutas irregulares da autoridade fiscal

A atividade da fiscalização encontra uma série de limitações de ordem comportamental, constantes na Constituição Federal, nos artigos 5º, 34 e 180, citamos algumas condutas IRREGULARES do fisco:

a) Invadir o estabelecimento ou tomar posse dos bens do contribuinte, ameaçar ou intimidar.

Em alguns procedimentos a fiscalização chega abrindo arquivos, gavetas, etc. e intimidando. É completamente ilegal e inconstitucional tal atitude, pois fere o direito à Liberdade e à Dignidade, exceto através de mandado judicial. O empresário ou o Contador deve recepcionar o fiscal em uma sala, receber o termo de fiscalização, combinar as visitas e não permitir que a fiscalização em forma de abuso de poder e infringindo a Constituição mexa em qualquer local.

b) Empreender ou formular torturas de ordem moral para obter informações.

O contribuinte tem direito ao Tratamento Humano, não podendo receber torturas de ordem moral..

c) Exigir do contribuinte o cumprimento de obrigações não previstas em Lei.

O contribuinte está obrigado a fornecer somente os documentos e livros previstos na Lei.

d) Violar a honra, imagem ou intimidade do contribuinte.

e) Criar dificuldades de funcionamento tanto do estabelecimento em si como do trabalho dos funcionários e impedir a locomoção de pessoas ou funcionários do contribuinte.

f) Chamar o contribuinte de sonegador, ou dar tratamento discriminatório e difamatório pela sua condição.

g) Exigir a entrega de documentos u outra obrigações com prazo insuficiente para o seu cumprimento.

h) Exigir documentos, controles internos, relatórios, etc, não obrigados por Lei.

i) Induzir o contribuinte ao erro.

j) O Fisco pode ter acesso apenas às instalações e informações referentes ao tributo sob fiscalização.

O fiscal está sujeito a várias normas e regras na atividade de fiscalização, caso adote um procedimento irregular na atividade, cabe constar tal situação na defesa administrativa, mediante prova testemunhal que será levada a termo (escrita) e reivindicar anulação do auto de infração devido a má conduta do fiscal. Atualmente, no site da Receita Federal, consta um link da Ouvidoria da Receita Federal, o qual pode ser acessado e registrado o ocorrido.

a) Obstrução do trabalho de fiscalização

A empresa de forma alguma deve obstruir o trabalho da fiscalização, pelo contrário, precisa estar sempre pronta e disposta a oferecer o melhor tratamento possível, no sentido de esclarecer, ser prestativa, demonstrar cálculos, lógico sem expor as partes deficitárias da empresa.

De acordo com o Código Tributário Nacional o fiscal tem o dever e o poder de constituir o crédito tributário. Ao constituir o crédito, nem o Presidente da República e nem qualquer autoridade executiva ou legislativa têm o poder de cancelá-lo, é uma prerrogativa pessoal, somente os julgadores administrativos ou judiciais que podem anulá-lo, depois de cumprido todo o rito processual.

Portanto, não é aconselhável irritar, maltratar, impedir ou obstruir a fiscalização, pois é uma autoridade, e deve ser tratada com toda a polidez e cordialidade. O Contador por sua vez, tem o dever de defender sua empresa, aplicando o conhecimento da regra legal.

b) Questionários da Fiscalização

Em algumas situações, a fiscalização emite um questionário dos pontos que não foram esclarecidos. Cabe a empresa mencionar sua versão sobre o assunto, no entanto não devem ser dadas respostas que possam comprometer a empresa, no máximo respostas gerais ou simplesmente não responder, não há uma obrigação legal de resposta, O Contador deve ficar atento.

2. PROCESSO ADMINISTRATIVO DE DEFESA DO CONTRIBUINTE

Acabando o processo de fiscalização, o fiscal emitirá um termo de fiscalização mencionando que não achou irregularidades na empresa ou emitirá um AUTO DE INFRAÇÃO, cobrando os tributos que julga serem devidos.

A partir do momento da lavratura do auto de infração, a empresa deve efetuar a defesa administrativa de fato e de direito, anexando provas com o objetivo de reverter a cobrança dos tributos. O processo de defesa administrativa pode ser elaborado pelo Contador ou qualquer outro profissional, não havendo a exigência de um profissional específico.

O processo administrativo/fiscal de defesa na Receita Federal obedece ao trâmite estabelecido no Decreto 70.235/72.

Receita Federal quer coibir planejamento tributário de grandes contribuintes

A Receita Federal quer fechar o cerco a grandes contribuintes que fazem planejamento tributário. Essas empresas costumam contratar especialistas para encontrar brechas na legislação que lhes permitam pagar menos impostos. Segundo o subsecretário de Fiscalização da Receita, Marcos Vinícius Neder, o Fisco quer colocar em prática o artigo 116 do Código Tributário Nacional (CTN), que dá aos auditores o poder de desconsiderar um planejamento tributário utilizado pelo contribuinte e cobrar dele os tributos devidos integralmente. Hoje, quando detecta essa prática, a Receita nada pode fazer.

- É importante regulamentar o artigo 116. Grandes contribuintes não costumam omitir receitas. Eles têm uma política de boa governança, mas fazem planejamento tributário, que tem efeito negativo sobre a arrecadação - afirma o subsecretário.

Neder reconhece que a medida é polêmica e por isso nunca foi posta em prática. O artigo 116 do CTN precisa ser regulamentado como lei. Uma ideia é propor a fixação de uma regra pela qual os contribuintes tenham de comunicar à Receita o planejamento tributário que utilizarem. Esse plano seria submetido a um colegiado e, caso a Receita não o aceitasse, o contribuinte teria de recolher os tributos, mas não pagaria multa ou juros.

Diante da sensibilidade do tema, a Receita vai realizar na próxima semana um seminário no qual discutirá a regulamentação do artigo 116 com técnicos, especialistas e tributaristas. Daí, poderá sair um projeto lei a ser encaminhado ao Congresso.

Especialistas apontam Risco de insegurança jurídica
Especialistas ouvidos pelo GLOBO afirmam que a medida é arriscada, pois pode trazer insegurança jurídica.

Segundo o tributarista Ives Gandra, a proposta da Receita gera insegurança jurídica e fere o princípio da estreita legalidade:

- A Receita só pode desconsiderar o procedimento que estiver vedado pela lei. Sobre o que está fora dela, nada se pode fazer.

Para Gandra, a maneira de a Receita evitar malabarismos das empresas para não pagar impostos é fixar regras mais rígidas sempre que detectar um problema:

- Brechas na lei têm de ser fechadas. Não dá para dar ao auditor o poder de decidir o que é ou não planejamento tributário.

Segundo o consultor e ex-secretário da Receita Everardo Maciel, a ideia de dar a um colegiado o poder de decidir sobre a conduta das empresas não é ideal. Ele defende, no entanto, uma saída alternativa. Para Maciel, a Receita poderia estabelecer uma lista com tipos de planejamento tributário. Quando o contribuinte utilizasse essa prática, ele seria convocado pelo Fisco e chamado a pagar o tributo devido. Caso contrário, não haveria cobrança:

- É preciso haver normas específicas contra a elisão fiscal. Não dá para existir uma norma genérica. A igualdade fiscal não pode existir às custas da segurança jurídica.

Um exemplo clássico de planejamento ocorre, por exemplo, na venda de imóveis. O vendedor e o comprador fazem uma Sociedade em que um entra com o bem e o outro, com dinheiro. Dias depois, o negócio é desfeito, sendo que o vendedor sai com o dinheiro e o comprador com o imóvel. A vantagem aí é para o vendedor, pois não há a cobrança de Imposto de renda (IR) de ganhos de Capital sobre a valorização do imóvel.

Segundo Neder, o planejamento tributário é muito utilizado pelos grandes contribuintes, que respondem por 70% da arrecadação federal. Segundo o subsecretário, 42% dessas empresas declararam prejuízo fiscal para pagar menos impostos nos últimos cinco anos.

Fonte: O Globo