Risco na guarda da Nota Fiscal Eletrônica

Nota fiscal Eletrônica - é um arquivo digital que é validado e recebe durante a sua emissão e validação (Carimbos) em formato digital que são chamados de certificados ou assinatura digital.

Ao emitir ou receber uma Nota Fiscal Eletrônica esquecemos o risco que este procedimento traz para os controles fiscais futuros. Toda Nota Fiscal Eletrônica quando é emitida recebe um adendo ao seu arquivo XML com dados do certificado digital do emissor e posteriormente recebe mais um adendo a este arquivo com os dados do certificado digital da Receita Federal do Brasil validando a informação e validando a operação comercial.

Devendo ao emitente e destinatário criar um procedimento correto para guardar essas informações que poderão ser solicitadas pelo fisco, pelo prazo estabelecido na legislação, devendo ser apresentadas a administração tributária quando solicitado. Não serve guardar somente a DANFE, que como o próprio nome diz, “Documento de Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica”, que serve para dar apoio ao transporte da mercadoria e deve ser usado pelo transportador do momento que sai do fornecedor da mercadoria e perde sua finalidade quando a mercadoria dá entrada no depósito do comprador.

O arquivo enviado deve ser guardado digitalmente e totalmente íntegro, com os dados da operação, mais os dois (carimbos) registros dos dois certificados digitais exigidos na operação, do emissor que valida dos dados do arquivo XML e do Fisco que autoriza e valida à operação.